Дата публикации: 03.07.2022
Как хранить документы в офисе — один из главных вопросов при организации рабочего пространства. При неправильном распределении места важные бумаги могут потеряться или прийти в непригодный вид. Обеспечить сохранность и целостность документов поможет надежное хранение.
Основное требование к офисному хранению документов — четкое распределение. Бумаги не должны храниться все в одном месте. Документы распределяются на категории, например, бухгалтерский учет, финансирование, договоры и др.
Регулярно необходимо проводить уборку. Неактуальные документы утилизируются или отправляются в архив. Чтобы в будущем ничего не было потеряно, следует вести учет всех бумаг.
Документы должны быть защищены от пыли и повышенной влаги. Эти факторы могут испортить бумагу. Для обеспечения сохранности документов следует обеспечить достаточную вентиляцию. Качественный воздухообмен предотвратит скопление пыли.
При распределении пространство под документы стоит оставить место для новых бумаг. Это предотвратит дальнейшие проблемы с хранением.
Для распределения документов можно использовать тонкие коробки, картонные и пластиковые папки, контейнеры. Каждая категория документов должна быть подписана. Подпись располагают на видном месте, чтобы потратить минимум времени на поиск нужной бумаги.
В новый или отремонтированный офис можно поставить офисную мебель открытого или закрытого типа. Например, в открытые шкафы можно поставить папки или небольшие коробки с документами. В закрытой мебели будут храниться бумаги, доступ к которым есть только у ограниченного числа сотрудников. Такие шкафы закрываются на замок.
Кроме крупногабаритной мебели, можно использовать тумбы, открытые полки и сейфы. Количество необходимого места должно быть точно рассчитано, чтобы не было свободного пространства, и все документы легко помещались. Также следует продумывать возможно увеличение бумаг.
Если помещение не позволяет ставить полноценные шкафы, можно использовать открытые стеллажи. Визуально они не будут загромождать пространство, а в офисе появится много места для документов. Единственный недостаток стеллажей — на них можно хранить только бумаги, которые могут быть доступны всем сотрудникам.
С офисной мебелью могут возникнуть сложности, например, если в офисе нет достаточно свободного пространства, придется отказаться от некоторых мест хранения. Альтернативный вариант — создание полноценного архива. В офисе выделяется отдельное помещение для хранения документов. Здесь можно поставить мебель, создать систему распределения документов.
Рядом с рабочими местами должны храниться только те бумаги, которые необходимо конкретно в ближайшее время. Другие документы распределяются по другим местам. На самом столе находятся бумаги, с которыми сотрудник работает в данный момент.
Для хранения можно использовать пластмассовые контейнеры. Плотно закрывающиеся крышки обеспечат безопасность документов и предотвратят попадание пыли. У контейнеров могут быть специальные вставки для подписей. Такая организация значительно упростит процесс поиска нужных бумаг. В качестве альтернативы подписи можно приклеить на скотч. При необходимости его можно оторвать при перестановке документов.
Картонные короба — наилучший вариант для хранения в архиве. Коробки изготовлены из прочного гофрокартона, который выдерживает большой вес и не сминается.
Рекомендуется использовать короба с крышкой. Такая конструкция предотвратит попадание пыли внутрь. По бокам вырезаны отверстия для рук. С их помощью можно легко переносить коробки с документами, а также использовать их, как упаковку для транспортировки.
Также можно использовать обычные открытые коробки. Они подходят только для временного хранения. Такие конструкции быстро теряют форму и становятся непригодными для документов.
Приобрести архивные короба для документов можно на сайте. В каталоге представлены коробки различных размеров и объемов.
